Quand tout le monde est en télétravail, c’est facile ! Par contre, quand on travaille avec des équipes dispersées, hybrides (certains en présentiel d’autres en distanciel) le casse-tête commence !
- Qui peut passer en mode télétravail, qui doit rester sur site ?
Simplifiez considérablement le casse-tête !
La gestion des shifts et des organisations de planning peut devenir un véritable puzzle !
Simplifiez-vous le travail en fixant vos priorités. Etant donné que le télétravail ne peut fragiliser une organisation, commencez par clarifier d'abord vos besoins au bureau.
- D’ailleurs cette réflexion est un véritable enjeu culturel : a-t-on encore besoin du bureau pour collaborer ?
Un manager affirmant avoir besoin de minimum 2 personnes de son service au bureau n’établit pas un critère, c’est juste le signe d’un besoin en présentiel qui motive peu les équipes à revenir au bureau. Par contre, clarifier vos besoins en travail, collaboration et réunions en présentiel va faire comprendre les raisons de se revoir. Certaines rencontres clients, fournisseurs, citoyen demanderont elles une présence humaine.
Maintenant que vos besoins en travail sont clarifiés, il reste à définir vos besoins en cohésion sociale ! Et oui, nous ne sommes par une équipe juste orientée sur le contenu de travail mais nous sommes aussi liés, connectés par nos émotions et sentiments. Vous pouvez par exemple fixer un jour par semaine, plusieurs jours ou créneaux par mois où toute l’équipe sera présente au bureau.
Vous connaissez bien sûr le piège des open spaces….nombreux sont ceux qui portent des casques de musique pour se couper du bruit ambiant….Cela ne va pas aider aux échanges et aux nouvelles rencontres. Donc il va falloir planifier un réel moment de connexion humaine ; que ce soit sous forme de réunion formelle suivie d’un moment informel, d’un lunch ou d’une activité sportive pendant le temps de midi par exemple.
- Bref de petits rituels variés pour se retrouver : la boîte à idée est prête dans vos équipes ?
Sérendipité : cultiver les heureux hasards
Et enfin une autre raison qui nous motive à revenir au bureau c’est le réseautage, les moments de serendipité : ces rencontres du hasard dans l’ascenseur, autour de la machine à café ou dans les couloirs. Ces rencontres fortuites qui amènent légèreté, proximité et créativité !
Mais peut-on se passer d’échanges informels ? Non et même en ligne, à distance, nous pouvons continuer à créer « l’effet machine à café » par des rituels de cohésion online !
Et vous, quels sont vos rituels de cohésion au bureau et à distance ?
Le télétravail : quel rythme choisir ?
Une fois que vos besoins en travail et cohésion sociale sont clarifiés, vous pouvez commencer à faire le canevas du télétravail pour chacun !
- Alors comment bien choisir ses jours de télétravail ?
Les clarifications s’imposent :
- Quel collaborateur a une fonction ou des tâches télétravaillables ?
Ensuite il s’agit de faire le point avec son équipe où il sera possible de choisir des jours variables en télétravail ou si le service requiert plutôt des jours fixes en télétravail pour tous voire un quota de personnes de l’équipe.
- Mais avant cela, combien de jours allez-vous permettre en télétravail ? 1, 2, 3 ou 4 jours semaine ou par mois ?
Le bon nombre de jours de télétravail dépend de la réalité du métier. Cette question est souvent liée à la mise en place de processus collaboratifs très efficaces et à un management confiant pour fonctionner en mode «résultat » et non en présentiel. Certaines entreprises ont beaucoup de collaborateurs habitant loin du siège et font plutôt des blocs de télétravail une semaine sur deux ! Il y a dès lors beaucoup de paramètres qui rentrent en compte. En tous les cas on souhaite que chacun puisse y trouver son rythme.
Et vous, quel est le rythme télétravail proposé dans vos équipes ?
Comment tenez-vous compte des personnes travaillant à mi-temps, ¾ temps par exemple ?
Une collaboration digitale commence par un partage des agendas
Ca y est, vos besoins sur site et critères en télétravail sont définis ?
Il suffit maintenant de communiquer en toute transparence qui travaille où dans vos agendas : premier pas pour construire la confiance dans son équipe ! Le manager inclus !
Et enfin, un bon système d’encodage RH permettra d’être en cohérence avec vos assurances en cas d’accident du travail !
Bonne planification !
