Télétravail : levier de performance au travail

Depuis le Covid beaucoup de managers étaient dubitatifs quant à la performance de leurs équipes en télétravail. En réalité, les télétravailleurs ont explosé leur charge de travail. Que ce soit en quantité d’heures de travail, d’accroissement du nombre de projets et de réunions interminables et ce avec des délais de plus en plus serrés.

Le télétravail a-t-il fait grimper la productivité du salarié ? 

Qu’en est-il chez vous ? Vos équipes ont-elles gagné ou perdu en performance à distance ?

La charge mentale a été fortement sollicitée depuis le confinement. Cette période a chamboulé la vie des individus, des couples et des familles : la gestion de sa vie privée et professionnelle était un nouveau défi. De plus, le gain de temps en transport domicile-travail a influencé les télétravailleurs qui ont commencé plus tôt leur journée télétravail pour la finir plus tard aussi, piège typique du télétravail.

L’impact du télétravail et la performance ont donc permis de soulever pas mal de questions quant au management et à la motivation des équipes à distance. Le télétravail joue le rôle du messager : l’effet miroir pour apercevoir ses propres bons et mauvais fonctionnements déjà présents avant le Covid.

Ce qui est certain, c’est que la performance à distance amène de nombreux bénéfices pour les entreprises. Le gain d’autonomie amène plusieurs effets positifs tels que l’augmentation de la productivité, la motivation et l’engagement des collaborateurs, un réel booster de performance. Cependant, pour maintenir la cadence, le rôle du manager sera primordial.

Quel sera le niveau de performance attendu dans vos équipes ?

Quelles attitudes et actions sont nécessaires au manager pour maintenir cette performance dans un contexte de travail hybride ? 

Le défi pour le manager à distance sera essentiellement de se focaliser sur une communication intense et variée pour garder le niveau de performance de ses équipes. Communiquer clairement le travail à réaliser est la clé, autant collectivement qu’individuellement, avec chaque collaborateur: 

clarifier et réviser les descriptions de fonctions ;

• affiner le(s) rôle(s) de chacun par projet ;
• définir les objectifs communs et valider que chacun les comprenne et les accepte ;
• choisir les outils de communication et de collaboration propre à chaque projet ;
• établir une itération d’objectifs à court terme pour maintenir la motivation ;

Mais avant de se lancer dans les projets collaboratifs en pleine transformation numérique et avec le travail à distance, deux éléments clés sont nécessaires . 

Premièrement il s’agit de co-créer une charte de collaboration hybride où l’on définit ensemble les meilleures pratiques d’organisation du service et de collaboration à distance avec des mesures spécifiques en période Covid. 

Ce pacte collectif permet d’augmenter l’ efficacité au travail et diminue le risque de conflits, qui occasionnent une grande perte de temps et de performance au travail.

Deuxièment, il s’agira de systématiquement se poser la question du sens au travail. C’est une opportunité unique de repenser la culture même de son organisation. Se lancer tête baissée sur des projets forcés ou qui semblent enthousiasmant au départ, perdent de leur élan quand on n’a pas défini le sens réel du projet en amont. La question du « pourquoi » doit faire partie de vos processus de travail.

Depuis la crise Covid, nous avons tous travaillé d’arrache-pied. Une certaine euphorie de survie au travail s’est mise en place de manière collective. Nous avons prouvé que nous pouvons être résilients et que nous disposons de beaucoup de ressources en nous pour rebondir. N’est-il pas temps de se poser un moment pour voir si cette cadence se justifie et est réaliste sur le long terme ? Quel est aujourd’hui le niveau de motivation et de bien-être des équipes ?

Avant de pédaler le nez dans le guidon avec une performance qui semble aller de soi, prenons le temps de mesurer, suivre et maximiser cette performance collective et individuelle de manière S.M.A.R.T.

Mesurer la productivité ne donne qu’un aperçu : mesurer la performance reste un défi car elle peut être autant qualitative que quantitative.

• Comment mesuriez-vous la performance au bureau avant le Covid ?
• Qu’est-ce qui change en télétravail ?

L’indicateur de performance ou KPI est connu par tous. Il est défini par des objectifs clairs et le choix de bonnes méthodes de travail. En revanche, l’indicateur HPI beaucoup moins et c’est cet indicateur qui est le terreau pour maximiser les KPI. HPI signifie Human Performance Improvement : c’est évaluer le niveau de motivation et d’engagement dans son travail, l’esprit d’équipe, la capacité de recevoir du feedback avec la volonté d’apprendre, vouloir suivre des formations.

Ensuite la performance se mesure à court, moyen et long terme et ne devrait pas être influencée par le lieu de travail où l’on se retrouve physiquement ensemble. Le management orienté sur le résultat permet de prendre de la distance par rapport au lieu et d’avoir le focus sur la qualité du travail réalisé et les bonnes conditions dans lesquelles la personne effectue son travail, et non le nombre d’heures prestées.

Les attentes sont-elles réalistes ? Les délais imposés, et non plus demandés, sont de plus en plus courts. Par une communication proactive, les managers doivent évaluer ce qui est réaliste et faisable. Pour le collaborateur, il s’agira de développer son assertivité et parfois de proposer un autre délai de travail. Ce dialogue doit rester présent lors des lancements de projets.

To track or not to track? Suivre le travail de ses équipes à distance est un réel défi : avoir besoin de connaître l’état d’avancement des projets et éviter le sentiment de contrôle. L’expérience Covid a prouvé que la surveillance révèle un manque de confiance : cela ne fonctionne pas et démotive très vite une équipe ! Quand télétravail rime avec surveillance, c’est la garantie d’une plus grande perte de productivité et de turnover !

Par contre, chacun, manager et collaborateurs, veulent être au courant de qui fait quoi visualisé sur une ligne de temps. Des outils tels que des tableaux de bords collectifs online permettent à chacun de mettre à jour son travail de manière anticipative sans que le manager doive contrôler.

Et vous, quel outils utilisent vos managers pour rester à jour sur les projets en cours ?

Améliorer la performance des équipes exige de soigner son style de management et de communication, deux leviers importants : organiser des feedbacks réguliers pour visualiser l’évolution du projet, ses obstacles ; prévoir des micro-moments pour sonder aussi le bien-être et la satisfaction de son/sa collaborateur/trice.

En fin de projet, on veut bien sûr récolter les fruits des objectifs atteints mais aussi apprendre à perfectionner la réalisation des futurs projets par des rétrospectives rapides sur ce qui a bien et moins bien fonctionné. Il s’agira d’améliorer régulièrement ses processus internes pour maximiser sa performance et en même temps augmenter la confiance en soi et la motivation. Il s’agira aussi de cerner pourquoi certains obstacles sont apparus : est-ce un signe interne à l’équipe ou bien externe lié au marché actuel, voire concurrentiel. 

Un coup de pouce individuel : il est étonnant de voir que nous avons tous un emploi du temps chargé - autant professionnel que privé - et que pour s’en sortir, rester efficace et avoir du plaisir à mettre en œuvre nos actions, ils nous faut des astuces. Des conseils en gestion du temps, gestion de projet et gestion du stress sont utiles, tant pour le travail au bureau qu’en en télétravail.

La formation continue est en plein essor ! On parle dans les entreprises de la mise en place d’une culture de la formation. Et pour ce faire, il faut être désireux d’apprendre, une critère essentiel pour recruter à l’avenir des collaborateurs plus résilients, adaptables et agiles.

Continuons à parler de performance humaine, car l’humain est productif mais pas de manière linéaire. Comme on dit « il y a des hauts et des bas », au bureau et en télétravail.

La procrastination, les distractions au travail sont humaines. Posons-nous plutôt la question du pourquoi ? Car on se met trop la pression, les attentes sont trop élevées et si de surcroît on ne fait pas assez de pauses en télétravail, la performance ne peut se stabiliser ni grandir.