COVID-19

Hoe stel je uw implementatie plan op om te telewerken?

Nest Your Desk telewerk hybride werk Viviane Kock training opleidingen covid

Tot onze grote verrassing zet het Coronavirus er ons allemaal toe aan om dringend slagvaardig en creatief te handelen!

Ondanks de ongemakken, en zelfs enkele economische rampscenario’s, kunnen we de schade nog steeds beperken dankzij het internet. Stel U even voor dat we deze crisis hadden gehad zonder dat we al de huidige technologische snufjes niet binnen handbereik hadden?

Voor een groot deel van de werknemers kunnen we op afstand blijven werken en een zekere productiviteit behouden dankzij de talrijke tools voor samenwerking op afstand.

Of het nu gaat om bedrijven die voordien al 1 of 2 dagen per week telewerken, of om deze die het voor het eerst experimenteren, de uitdagingen blijven dezelfde: het omschakelen naar "full remote" verandert ingrijpend de modus!

Laten we daarom eens goed van naderbij bekijken hoe we dringend zulk een noodplan voor telewerken kunnen opzetten.

1. Maak uw digitale kit

Zoals u weet, is het digitale DE toegang tot het telewerken. Toch zijn sommige bedrijven nog niet voeldoende uitgerust, al was het maar om te kunnen vergaderen van op afstand.

De analyse van uw behoeften en enkele investeringen op korte termijn dienen te worden overwogen, zoals :

De digitalisering van uw 'prioritaire' documenten
Eenvoudige back-up van gedeelde bestanden via een cloud-systeem
De keuze van tools voor samenwerking op afstand om samen te communiceren en te vergaderen.

Zoals u weet, is het digitale DE toegang tot het telewerken. Toch zijn sommige bedrijven nog niet voeldoende uitgerust, al was het maar om te kunnen vergaderen van op afstand.

De analyse van uw behoeften en enkele investeringen op korte termijn dienen te worden overwogen, zoals :

- De digitalisering van uw 'prioritaire' documenten

- Eenvoudige back-up van gedeelde bestanden via een cloud-systeem

- De keuze van tools voor samenwerking op afstand om samen te communiceren en te vergaderen.

Nest Your Desk telewerk hybride werk Viviane Kock training opleidingen digitaal werken

En hoe ga je die tools gebruiken?

Het eerste advies is om uw agenda's op een transparante manier te delen, zodat u de beschikbaarheid van elke persoon kent, zodat u uw telefoon- of e-mailcommunicatie niet overbelast raakt.

2. Geef uw medewerkers een wettelijk kader

De gezondheid van uw medewerkers hangt ook af van het voorkomen van ongevallen op telewerken of andere derde plaatsen.

Er zijn echter ook andere redenen om een wettelijk kader op te zetten voor :

Wees rechtvaardig door iedereen dezelfde werkomstandigheden aan te bieden.
Behoud van de productiviteit op het werk
Voorkomen van elk risico op conflicten als gevolg van verkeerde interpretaties of misbruik

Om dit te doen, moet het kader van de mogelijkheden en beperkingen van telewerken worden gedefinieerd door middel van 3 essentiële documenten:

Nest Your Desk telewerk hybride werk Viviane Kock training opleidingen legal juridisch policy

een avenant van het contract waarin onder meer de verplichting wordt vermeld om telewerkdagen te registreren
een aanpassing van uw verzekering om ook extramurale ongevallen op het werk te dekken
een regeling voor telewerken waarin de voorwaarden voor toegang en opstartprocedure worden geregeld, of bijvoorbeeld de verbintenis om de band met de werknemers in stand te houden door actief deel te nemen aan initiatieven op het gebied van sociale cohesie, hetzij (in)formeel, hetzij virtueel, hetzij live.

Zorg ervoor dat deze documenten worden gecommuniceerd en ondertekend op de eerste dag van het telewerk!

3. Open de dialoog met een aangepast communicatieplan

Voor elke verandering in een bedrijf, en zeker in het geval van een crisis zoals we die nu meemaken, is het essentieel om met uw medewerkers te communiceren over verschillende 'gezondheids' aspecten om verwarring, stress of zelfs paniek te voorkomen, zoals :

Coronavirusinformatie en de uit te voeren hygiënemaatregelen.
Hoe te reageren op de eerste symptomen van de ziekte
Vergemakkelijken van de dialoog met de bedrijfsarts

4. "Full remote" betekent niet geïsoleerd te zijn.

Het is niet omdat u overschakelt naar de fulltime telewerkmodus dat u het contact verliest, ook al is het waar dat vanaf de derde dag van het telewerken het effect van de eenzaamheid wordt gevoeld. Om dit te voorkomen, wordt dit best ingepland!

Want op kantoor wordt de sociale link natuurlijk en spontaan gelegd tijdens vergaderingen of pauzes rond de koffieautomaat.

Terwijl het bij telewerken nuttig zal zijn om je sociale leven te organiseren, om het zo te plannen dat de sociale link actief blijft.

Er zijn veel trucs die je kunt gebruiken om de link te onderhouden.

Of het nu op een formele manier is door :

Vergaderingen op afstand met een informeel gesprek aan het begin en het einde van de vergadering te houden
Virtuele ijsbrekers in te lassen om een vriendelijke en motiverende sfeer te creëren
Telefoongesprekken te prefereren boven e-mails

Aangezien we nu in Fase 2 van COVID-19 zitten, denk er aan, kunnen we nog altijd in kleine groepen bijeenkomen.

5. Telewerken is niet enkel een PLUG IN!

Zoals u zult hebben begrepen, is het niet genoeg om de juiste hulpmiddelen te hebben om te telewerken, het is ook noodzakelijk om de juiste houding te hebben ten opzichte van de andere persoon.

Uw prioriteit is dat telewerk de organisatie niet mag verzwakken.

Beslis daarom over een charter voor samenwerking op afstand op te stellen, om effectief te blijven en beslis samen over goede praktijken met daarin volgende aspecten:

De techniek: Is iedereen vertrouwd met de aangeboden tools of is training noodzakelijk?

Planning: deelt iedereen zijn agenda op een transparante manier?

Houding: Hoe gaan we om met noodsituaties?

6. VERduurzaming van telewerk

Als u bovenstaande tips toepast, kunt u de komende weken veilig beginnen met telewerken.

Ik wil echter uw aandacht vestigen op het feit dat het duurzaam implementeren van telewerk in uw organisatie meer tijd, reflectie, co-creatie en training vereist voor alle actoren van de verandering.

Zoals gezegd zitten we gelukkig niet in Fase 3 van CoVID-19 en nog niet in volledige quarantaine maatregelen.

Annuleer daarom nu niet meteen al jullie kleine live groepsvergaderingen!

7. Eens de crisis voorbij is

We hopen allemaal dat deze extreme situatie tijdelijk en van korte duur is.

Normaal gezien zou elk bedrijf een "telewerk noodplan" moeten hebben, zelfs als ze het niet meteen wil activeren. De les is geleerd.

En dankzij deze ervaring realiseert u zich dat als de crisis eenmaal voorbij is, het opportuun is om telewerk te verduurzamen en aan te passen aan uw organisatie door middel van de hierboven gesuggereerde benaderingen.

Nest Your Desk telewerk hybride werk Viviane Kock training opleidingen communicatie

Dan komt het 'telewerk' aspect aan bod met volgende toelichtingen:

Om welke telewerkenden gaat het?
Wat zijn de criteria voor de toekenning ervan?
Welke stappen moeten worden genomen om telewerk te activeren?
Hoe kunnen we op juridisch vlak orde op zaken stellen?

Gezien de emotionele context die verbonden is met het Coronavirus, nodig ik u uit om verder te gaan dan uw elektronische communicatie (e-mails, intranet, ...). Plan ook vergaderingen in kleine groepen, in teams, om een veilige dialoog context te creëren, zowel op kantoor als online.

Nest Your Desk telewerk hybride werk Viviane Kock training opleidingen eenzaamheid

Of op een informele manier is, hou het vriendelijk met:

Informele gesprekken
Virtueel ontbijt of lunch
Online teambuilding

En u zult het gevoel hebben dat onze communicatie en informele aanpak essentieel worden om de band te behouden en onze productiviteit op afstand te verhogen.

Nest Your Desk telewerk hybride werk Viviane Kock training opleidingen organisatie productiviteit

Wees u ervan bewust dat het essentiële doel van het gebruik van dit charter is om:

het handhaven van de productiviteit
het wederzijds respecteren van het privé- en beroepskader
het voorkomen van elk risico tot conflict, die van op afstand moeilijk op te lossen kunnen zijn.

Nest Your Desk telewerk hybride werk Viviane Kock training opleidingen verandering van cultuur

Door de jarenlange ervaring en expertise in deze materie kan Nest Your Desk U verder bijstaan om het telewerk nog duurzamer te maken. Volgende aanpak is te overwegen:

Voorzie wat tijd voor een online consulting om uw telewerkplan te perfectioneren.

Begin een stapsgewijs implementatieproces op maat van uw organisatie op basis van de stappen die u al hebt genomen en wat u vandaag mist.
Of kies voor een semi-autonome ondersteuning dankzij een beperkt aantal live of online workshops die u alle kennis en tools geven die u nodig heeft om uw acties intern uit te voeren, in volledige autonomie.
En ten slotte, versterk de vaardigheden van uw managers en teams door middel van specifieke trainingen m.b.t. het vanop afstand managen.

Ik wil dat alle bedrijven het potentieel van flexibel werken maximaliseren en zo snel mogelijk de vruchten daarvan plukken, terwijl ze tegelijkertijd een kader krijgen om de risico's die telewerk met zich mee kan brengen tot een minimum te beperken.